Dernière mise à jour : 11 octobre 2026
Iconium Services (« Iconium », « nous ») accompagne les personnes et les entreprises en matière d’immigration, prépare des déclarations de revenus et administre le Réseau Iconium. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons par l’intermédiaire du site iconiumimmigrations.ca, pourquoi nous le faisons, à qui nous les communiquons et comment vous en gardez la maîtrise. Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Responsable de la protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels relève du dirigeant d’Iconium Services, qui en assume la responsabilité. Vous le joignez à info@iconiumservice.ca ou par téléphone au 418 456-2950.
Les renseignements que nous recueillons
Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire au service demandé.
Lorsque vous nous écrivez par un formulaire du site : votre nom, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone et le contenu de votre message. Ces réponses nous sont transmises par courriel et demeurent également enregistrées dans la base de données du site.
Lorsque vous créez un compte : votre adresse de courriel, un mot de passe conservé sous forme chiffrée, et les coordonnées de facturation que vous saisissez.
Lorsque vous achetez un service : votre nom, vos coordonnées, votre adresse de facturation et l’historique de vos commandes. Le paiement par carte est traité directement par Stripe, qui est certifié PCI-DSS : nous ne voyons jamais le numéro complet de votre carte et nous ne le conservons pas.
Lorsque vous nous confiez une déclaration de revenus : les renseignements nécessaires à sa production, soit vos feuillets et relevés, votre situation familiale et conjugale, vos personnes à charge, et votre numéro d’assurance sociale, que la loi fiscale exige pour produire une déclaration. Ce sont les renseignements les plus sensibles que nous détenons, et ils ne servent à rien d’autre qu’à produire et appuyer votre déclaration.
Lorsque vous postulez ou déposez un curriculum vitae : votre CV et tout renseignement que vous y incluez, ainsi que l’état de votre candidature.
Lorsque vous adhérez au Réseau Iconium : vos coordonnées, votre lien de référence, les personnes que vous avez référées et les commissions qui en découlent.
Lorsque vous vous abonnez à nos communications : votre adresse de courriel et votre prénom.
Automatiquement, à chaque visite : votre adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées et les journaux techniques du serveur, que nous conservons pour la sécurité du site.
Pourquoi nous les recueillons
Pour répondre à vos demandes, pour exécuter le service que vous avez retenu, pour percevoir le paiement et émettre les reçus, pour produire vos déclarations auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec, pour administrer votre compte et votre adhésion, pour verser les commissions du Réseau, pour vous envoyer les communications auxquelles vous avez consenti, pour respecter nos obligations légales, fiscales et comptables, et pour protéger le site contre la fraude et les intrusions.
Consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, donné lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, achetez un service ou vous abonnez à nos communications. Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps en nous écrivant ; nous cesserons alors le traitement visé, sauf lorsque la loi nous oblige à conserver certains renseignements. Retirer votre consentement peut nous empêcher de poursuivre un service en cours, et nous vous le dirons clairement le cas échéant.
À qui nous les communiquons
Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement à ceux qui en ont besoin pour nous permettre de vous servir : Stripe, pour le traitement des paiements ; Intuit Mailchimp, pour l’envoi de nos communications ; Trifecta Médias, qui héberge le site sur des serveurs situés à Montréal, au Québec ; et, lorsque vous nous confiez une déclaration, l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec. Le site charge également des polices de caractères servies par Google, ce qui transmet votre adresse IP à ce fournisseur. Nous pouvons enfin communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir nos droits.
Stripe, Mailchimp et Google traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de leur confier des renseignements, nous évaluons la protection qu’ils offrent et encadrons la communication par contrat.
Combien de temps nous les conservons
Les dossiers fiscaux et les pièces à l’appui d’une déclaration sont conservés six ans après la fin de l’année d’imposition visée, comme l’exigent les autorités fiscales canadiennes. Les renseignements comptables liés à un achat ou à une commission sont conservés sept ans. Les curriculum vitae et les candidatures sont conservés deux ans, puis détruits, à moins que vous nous demandiez de les retirer plus tôt. Les messages reçus par formulaire sont conservés deux ans. Les comptes inactifs et les adhésions résiliées sont conservés un an après leur fermeture. Les journaux techniques sont conservés douze mois. Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés.
Comment nous les protégeons
Le site est servi exclusivement en HTTPS. L’accès aux dossiers est limité aux personnes qui en ont besoin, par compte nominatif et mot de passe. Les sauvegardes sont conservées au Canada. Les paiements passent par un prestataire certifié PCI-DSS, sans que les données de votre carte transitent par nos serveurs. Aucune mesure n’est infaillible, mais nous nous engageons à vous prévenir si un incident vous touche.
Témoins de connexion
Le site dépose des témoins nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session, contenu de votre panier et mémorisation de vos préférences d’affichage. Nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience ni aucun témoin publicitaire, et nous ne suivons pas votre navigation sur d’autres sites.
Un seul autre témoin existe : si vous arrivez sur le site par le lien d’un membre du Réseau Iconium, nous retenons ce lien pendant trente jours afin que la commission lui revienne si vous devenez client. Il est déposé dès votre arrivée, parce que sans lui nous ne pouvons pas honorer l’engagement pris envers ce membre.
Un bandeau vous permet d’accepter ou de refuser les catégories facultatives, et d’y revenir en tout temps par le lien « Gérer le consentement » au bas des pages. Vous pouvez aussi refuser ou effacer les témoins dans les réglages de votre navigateur ; certaines fonctions, dont le panier et le compte, cesseront alors de fonctionner. Le détail de chaque témoin figure dans notre politique de témoins.
Vos droits
Vous avez le droit de savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie, de les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, de retirer votre consentement, de demander que vos renseignements informatisés vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de demander la cessation de leur diffusion ou leur désindexation lorsque la loi le permet. Écrivez-nous à info@iconiumservice.ca : nous répondons au plus tard dans les trente jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Incident de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons sans délai les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous prenons les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences.
Mineurs
Nous ne recueillons pas sciemment les renseignements personnels d’un enfant de moins de quatorze ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale. Lorsqu’une demande concerne un enfant, elle est traitée avec son parent ou son tuteur.
Modifications
Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l’évolution de nos services ou de la loi. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, et la date de dernière mise à jour apparaît en tête.
Nous joindre
Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels : info@iconiumservice.ca ou par téléphone au 418 456-2950.